Huishoudelijk reglement Energiecoöperatie Holendrecht-Oost U.A.

Dit huishoudelijk reglement is opgesteld in overeenstemming met en in aansluiting op de statuten van Energiecoöperatie Holendrecht-Oost U.A.
Dit huishoudelijk reglement is vastgesteld tijdens de ALV 6 oktober 2026

Definities

In dit reglement wordt verstaan onder:

• EC-HO: de Energiecoöperatie Holendrecht-Oost, statutair gevestigd in Amsterdam.
• Algemene Ledenvergadering (ALV) c.q. algemene vergadering is het orgaan van de coöperatie alsook bijeenkomsten van dit orgaan Zie artikel 19 van de statuten.
• Bestuur: het geheel van personen dat verantwoordelijk is voor het beleid en de leiding van EC-HO. Het bestuur stelt doelen, neemt beslissingen en stuurt de organisatie aan. Zie artikel 15 van de statuten.
• Leden: de leden van EC-HO zijn bewoners in Holendrecht-Oost die via het lidmaatschap hun krachten bundelen om hun individuele en gezamenlijke doelen te bereiken. Het uiteindelijke doel van een coöperatie is waardecreatie voor de leden.
• Lidmaatschapsjaar: Het lidmaatschapsjaar is gelijk aan het kalenderjaar.
• Reglement: Het onderhavige huishoudelijk reglement.
• Schriftelijk: Onder "schriftelijk" wordt tevens verstaan: per e-mail, of via enig ander telecommunicatiemiddel dat in staat is geschreven tekst leesbaar en reproduceerbaar over te brengen. Whats app, Signal dan wel sociale media worden hier niet onder begrepen.

Artikel 1. Functie van dit reglement

1.1. Dit reglement geeft nadere voorschriften zoals vermeld in artikel 29 van de statuten, ter aanvulling op bepalingen in de statuten en dient ter vastlegging van interne procedures en afspraken, alsmede taken en bevoegdheden van de coöperatie en haar organen voor zover die niet uit de statuten blijken.
1.2. Dit reglement bevat geen artikelen die in tegenspraak met de statuten zijn en kan op voordracht van het bestuur worden gewijzigd met een meerderheid van stemmen van de ALV.
1.3. Het huishoudelijk reglement en de statuten zijn te raadplegen op de website van EC-HO en opvraagbaar bij de secretaris van het bestuur.

Artikel 2. Wijziging huishoudelijk reglement

2.1. Wijzigingen in het huishoudelijk reglement worden vastgesteld in de ALV (artikel 29 van de statuten).

Artikel 3. Aantal bestuursleden

3.1. In artikel 15.1 van de statuten wordt het minimaal aantal bestuursleden vermeld. Het is wenselijk dat het bestuur minimaal uit 5 personen bestaat. Naar dit minimum aantal wordt actief gestreefd.

Artikel 4. Bestuursbevoegdheden

4.1. Dit artikel regelt aanvullend de bestuursbevoegdheden zoals benoemd in artikel 15 van de statuten.
4.2. De voorzitter van het bestuur zit de vergaderingen voor en is eerste aanspreekpunt voor formele externe contacten. In onderling overleg binnen het bestuur en/of afwezigheid van de voorzitter kan hiervan worden afgeweken.
4.3. Bestuursbesluiten worden genomen met een gewone meerderheid van stemmen. Bij de ongewenste situatie dat er tijdelijk of permanent een even aantal bestuursleden is, geeft de stem van de voorzitter de doorslag bij het staken van de stemmen rond een besluit.
4.4. De secretaris van het bestuur draagt zorg voor het huishoudelijk reglement, het
jaarverslag (de penningmeester levert het financiële deel), de notulen en correspondentie.
4.5. De penningmeester draagt zorg en is verantwoordelijk voor de financiële zaken. De boekhouding kan door een andere persoon worden gedaan.
4.6. Het bestuur kan gebruik maken van (betaalde) ondersteuning van derden. Deze ondersteuning wordt goedgekeurd door het bestuur, binnen de kaders van een door de ALV en/of subsidieverlener vastgestelde begroting dan wel beleidsplan. De ondersteuning wordt bevestigd in een overeenkomst. Daarin zijn in ieder geval omschreven de omschrijving en doel van de opdracht, de te behalen resultaten, een planning, de te besteden uren en/of begroting, de financiële afspraken en de wijze van verantwoording.
4.7. Besluiten worden voorbereid, gemotiveerd en vastgelegd. Indien nodig geacht worden door het bestuur interne of externe deskundigen geraadpleegd.
4.8. Bij besluiten over financiële zaken wordt altijd de penningmeester gehoord.

Artikel 5. Leden

5.1. Behoudens het bepaalde in artikel 6 van de statuten wordt het lidmaatschap jaarlijks automatisch verlengd.
5.2. Conform artikel 24.4 van de statuten wordt de contributie en entreegeld geregeld in het huishoudelijk reglement. Het entreegeld is vastgesteld op nul euro. Per 1 januari 2027 is de contributie vastgesteld op € 5,00 per kalenderjaar.
Deze contributie worden gebruikt voor activiteiten die het draagvlak in de buurt vergroten.
5.3. Voor het bevorderen van de interne communicatie en in beeld brengen van het draagvlak voor ECHO vindt bij aanmelding registratie plaats van naam, postcode/huisadres en e-mailadres. Dit is een concretisering van artikel 5 van de statuten.
5.4. De secretaris is verantwoordelijk voor de ledenadministratie (ledenregister in artikel 5 van de statuten).
5.5. De coöperatie streeft via de APEC naar samenwerking met andere energie­gemeen­schappen binnen Amsterdam en naar wijk- en buurtcoöperaties die mede gericht zijn op Holendrecht-Oost. Doel is de onderlinge samenwerking te bevorderen en de belangenbehartiging van alle betrokken leden te versterken.
5.6. Conform de bepalingen in de statuten hebben alle leden tijdens de ALV stemrecht.
5.7. Leden hebben het recht schriftelijk voorstellen, wensen en/of klachten in te dienen bij het bestuur. Het bestuur dient binnen redelijke termijn terug te koppelen wat het ingediende is / wordt gedaan. Binnen een maand wordt er in ieder geval een terugkoppeling aan de indiener gegeven.

Artikel 6. Werkgroepen en commissies

6.1. De ALV en het bestuur kunnen besluiten over het instellen, samenstelling, wijzigen en opheffen van werkgroepen en commissies.
6.2. Ook niet-leden kunnen als adviseur deel uitmaken van een werkgroep of commissie. Zij hebben bij besluitvorming die de coöperatie betreft geen formeel stemrecht.
6.3. Een werkgroep of commissie behandelt een specifiek aandachtsgebied, taak of activiteit, op basis van een expliciet geformuleerde opdracht.
6.4. De eindverantwoordelijkheid voor de commissie/werkgroep ligt bij het bestuur.
6.5. De voorzitter van de werkgroep of commissie brengt aan het bestuur tijdig en regelmatig verslag uit over de stand van zaken ten aanzien van de opdracht en de ontwikkelingen binnen de commissie/werkgroep.
6.6. Werkgroep- en commissieleden onderschrijven de statuten en huishoudelijk reglement van de coöperatie en onthouden zich van daden, die het aanzien van de coöperatie schaden.

Artikel 7. Verbonden vrijwilligers

7.1. Vrijwilligers kunnen op enigerlei wijze betrokken zijn bij de coöperatie. In principe gebeurt dit zonder (vrijwilligers)vergoeding.
Voor bestuursleden geldt artikel 15 lid14 van de statuten.
7.2. Besluit het bestuur voor bepaalde activiteiten toch vrijwilligers te belonen dan bedraagt deze beloning maximaal de vrijwilligersvergoeding zoals de belastingdienst die heeft bepaald.
7.3. Vrijwilligers onderschrijven de statuten en huishoudelijk reglement van de coöperatie.

Artikel 8. Beheer financiën

8.1. Dit artikel regelt het beheer van de financiën door de penningmeester.
8.2. De penningmeester verplicht zich tot het voeren van een adequate financiële administratie. Hij/zij draagt zorg voor het beheer van de bankrekeningen en is verantwoordelijk voor alle betalingen. Alle betalingen zijn terug te voeren op een genomen bestuursbesluit. De feitelijke boekhouding kan worden uitbesteed aan een boekhouder.
8.3. Er geldt een gezamenlijke bevoegdheid tot het doen van betalingen, dat wil zeggen dat de penningmeester dan wel de penningmeester en de voorzitter gezamenlijk akkoord moeten geven voor een betaling.
8.4. De penningmeester en boekhouder kunnen geen betalingen aan zichzelf doen zonder aantoonbare toestemming van een ander bestuurslid.
8.5. Bij het aangaan van financiële verplichtingen langer dan een jaar is voorafgaand toestemming van het bestuur nodig.
8.6. Naast de penningmeester kunnen de andere bestuursleden door het bestuur gemachtigd worden voor het doen van betalingen.
8.7. De financiële zaken zijn in beginsel elke bestuursvergadering een vast agendapunt.
8.8. De penningmeester draagt zorg voor de inning van de advertentie- en sponsorinkomsten.

Artikel 9. Begroting

9.1. De begroting bestaat uit twee hoofdonderdelen. Dit zijn:
       a) de begroting gefinancierd uit de eigen middelen van EC-HO;
       b) de begroting gefinancierd uit subsidies.
9.2. Het Bestuur presenteert ieder jaar de begroting voor het boekjaar waarin de ALV gehouden wordt.
9.3. Begrotingsruimte Bestuur:
       a) Het Bestuur dient zich te houden aan de begroting uit eigen middelen zoals deze door de ALV is goedgekeurd. Daarbij is het bestuur een overschrijding toegestaan van maximaal 10% van het totaal van gebudgetteerde uitgaven. Bij een grotere overschrijding is toestemming van de ALV nodig.
      b) Het bestuur dient zich houden aan de afspraken die zijn gemaakt met de subsidieverlener.
9.4. Na vaststelling door het bestuur wordt de begroting uit eigen middelen in de eerstvolgende ALV officieel vastgesteld.
9.5. Veranderingen binnen de begroting worden vastgesteld door het bestuur en achteraf verantwoord aan de ALV.

Artikel 10. Jaarrekening

10.1. In aanvulling op artikel 23 van de statuten stelt de penningmeester binnen zes maanden na afloop van een kalenderjaar een overzicht op van de inkomsten en uitgaven en van de balans en legt deze voor aan het bestuur en de kascommissie.
10.2. Na goedkeuring door het bestuur overlegt de kascommissie de jaarrekening ter goedkeuring voor aan de eerstvolgende ALV.
10.3. In aanvulling op artikel 23 van de statuten wordt na goedkeuring door de ALV tevens aan de penningmeester decharge verleend.

Artikel 11. Vergoeding onkosten

11.1. Kosten die voortkomen uit de uitoefening van de taak binnen het bestuur, een commissie of een werkgroep, kunnen alleen worden gedeclareerd bij de penningmeester indien zij betrekking hebben op de bestuursfunctie of opdracht van de commissie/werkgroep en binnen de begrotingsafspraken blijven en tegen inlevering van de relevante bonnen of bescheiden. Voorbeelden zijn representatiekosten of reiskosten naar essentiële bijeenkomsten in het belang van EC-HO.

Artikel 12. Verzekeringen

12.1. Wij zijn een coöperatie met uitgesloten aansprakelijkheid. Verzekeringen zijn echter ingewikkeld en verzekeringen zijn vaak relatief prijzig maar je hebt ze wel nodig als energiecoöperatie. Binnen Energie Samen helpen we elkaar met informatie en werken we continu aan uitbreiding van collectieve inkoop voor leden en verdere ondersteuning. Dit zodat alle leden adequaat verzekerd zijn tegen een zo scherp mogelijke prijs en ondersteuning ontvangen. Om een juiste verzekering af te sluiten is een lidmaatschap bij Energie Samen noodzakelijk. Het bestuur zorgt hiervoor en voor een optimale verzekering.
12.2. Vrijwilligers vallen automatische onder de Amsterdamse Vrijwilligersverzekering (AVV) Op de website van EC-HO staat hierover een factsheet.

Artikel 13. Informatiebeleid

13.1. De coöperatie heeft verschillende communicatiemiddelen om een informatie- en communicatiebeleid te kunnen voeren, teneinde belanghebbenden zo goed mogelijk te informeren over relevante ontwikkelingen aangaande de werkzaamheden van de coöperatie.
13.2. Informatie, correspondentie etc. blijft eigendom van de coöperatie.
13.3. De coöperatie streeft naar een zo nauwkeurig en actueel mogelijke informatie in haar communicatie. Daar waar het informatie van derden betreft, is bronvermelding vereist. De informatie en communicatie dient primair om te informeren. Er zijn geen rechten aan te ontlenen.

Artikel 14. Verantwoordelijkheid

14.1. Het bestuur is eindverantwoordelijk voor alle externe communicatie en multimedia.
14.2. Bij externe uitingen (publicatie, brief aan gemeente, nieuwsmail leden, enz.) geeft altijd minimaal één bestuurslid akkoord vooraf en worden alle bestuursleden in ieder geval achteraf geïnformeerd.
14.3. Alle officiële (persberichten of perscontacten) en formele reacties, zoals zienswijzen en adviezen, die aan de gemeente en andere partners verstuurd, zijn een bestuursbesluit.
14.4. Het bestuur stelt voor het beheer van haar website('s) één of meer webmasters aan, die bevoegd zijn namens het bestuur de website te beheren. De webmaster kan zich voor een deel van zijn taken door een of meer personen laten ondersteunen.
14.5. Het bestuur behoudt zich het recht voor (ingezonden) stukken en advertenties te weigeren.

Artikel 15. Jaarverslag

15.1. Elk jaar zorgt het bestuur voor een jaarverslag. Het jaarverslag bevat een beschrijving van de relevante gebeurtenissen, ontwikkelingen en activiteiten van de coöperatie.
15.2. Het concept jaarverslag wordt voor einde maart van het nieuwe jaar door de secretaris opgesteld.
15.3. Het definitieve jaarverslag wordt uiterlijk medio van het nieuwe jaar vastgesteld door het bestuur.

Artikel 16. Privacy

16.1. De coöperatie zal verkregen persoonsgegevens, zoals van leden en donateurs, zorgvuldig bewaren en nimmer zonder nadrukkelijk toestemming van betrokkenen zelf aan andere instanties of organisaties verstrekken. Deze gegevens worden strikt vertrouwelijk behandeld.
16.2. Bezoek aan social media wordt niet geregistreerd dan wel opgeslagen op individueel niveau. De bezoekinformatie wordt alleen gebruikt voor verbetering van de informatievoorziening en nooit ter identificatie van individuele personen.

Artikel 17. Algemene Verordening Gegevensbescherming

17.1. Krachtens de Algemene Verordening Gegevensbescherming is het bestuur verplicht een privacyverklaring voor de coöperatie op te stellen. Het gaat dan om de beschrijving van vertrouwelijke gegevens en hoe de coöperatie hiermee omgaat.
17.2. De verklaring bevat in ieder geval de definiëring en typering van de gebruikte persoonsgegevens, het beheer en de bewaartermijn van de persoonlijke gegevens, de privacyregels, het protocol bij een datalek en de eventuele gegevensverwerking bij derden (websiteprovider).
17.3. De secretaris is verantwoordelijk voor het beheer van de AVG documenten.